Por: Luis Ibrahyn Casiano
La burocracia puede tener un impacto significativo en la comunicación organizacional, y este impacto generalmente no es positivo. La burocracia se refiere a la estructura jerárquica y los procedimientos formales que se establecen en una organización para coordinar y regular sus actividades. Como expresó Karl Marx, “la burocracia es la muerte de toda acción.” Aunque puede ser necesaria para ciertos aspectos de la gestión organizacional, también puede obstaculizar la comunicación de diversas formas, incluso la credibilidad en los procesos. Por ejemplo, una jerarquía rígida en la que la comunicación fluye principalmente de arriba hacia abajo hace que los(as)(es) empleados de niveles distintos puedan tener dificultades para comunicarse con la alta dirección y expresar sus ideas o preocupaciones directamente. Aunque las empresas y organizaciones establecen un método, a veces el proceso es tan largo y depende de tantas personas para recibir una retroalimentación que, provoca verdaderamente el que las personas no se comuniquen. Por otro, la lentitud en la toma de decisiones es una característica de la burocracia, y esta puede ser compleja y puede demorar los procesos de atención a las situaciones, de las necesidades, de los participantes y empleados, por lo cual se debe tener claro cómo se pueden acortar canales en el proceso decisivo; siempre y cuando no trastoque la integridad del funcionamiento.
Además, los silos organizacionales propician que los diferentes departamentos o unidades operen de manera aislada y no compartan información de manera efectiva. Aspecto que puede dificultar la colaboración y la comunicación entre equipos. Por otro lado, la comunicación filtrada en una estructura burocrática tiende a que la información pase a través de varias capas de autoridad antes de llegar a su destino final, esto propicia que se distorsione el mensaje, lo que resulta en una comunicación menos clara y precisa.
ambién, para atender la falta de retroalimentación real, se requiere de una verdadera apertura y no de una coacción entre los diferentes niveles de la organización. Muchas veces se establecen métodos alternos para dilucidar las exigencias, negociaciones y respuestas, pero en su orden tan jerárquico se estanca, dado a que queda a interpretación de quien la canaliza como un aspecto apremiante o no; algo que lacera esa oportunidad de quien pertenece a una organización o labora en una empresa de asegurar que sea escuchado. En un entorno burocrático, los empleados pueden tener miedo de dar retroalimentación honesta a sus superiores, lo que limita las oportunidades de mejora y aprendizaje. Esto, es uno de los aspectos que trae consigo una pérdida de creatividad e innovación. La burocracia puede desalentar la expresión de nuevas ideas y la innovación, ya que la rigidez en los procesos puede no permitir adaptarse a enfoques no tradicionales.
Como parte de una respuesta efectiva en entidades eficientes, se buscaría limitar significativamente la burocracia en todos los renglones, en especial en los servicios prestados, no solo en el proceso interno que obstaculiza el servicio mismo; si no, en los externos, propiciando la comunicación abierta y abonando a una sensación de confianza. Es importante que las organizaciones y empresas encuentren un equilibrio entre la necesidad de la estructura y la promoción de una comunicación efectiva y abierta para fomentar un ambiente colaborativo y de aprendizaje continuo; donde la expresión de las partes circule sin tantos intermediarios. Donde jamás se realice un juicio sobre la persona que expresa, si no, donde quien reciba la información de espacio al debate sin una preconcepción de los hechos.
